Système d’alerte pour signaler les infractions à la conformité

Les notifications peuvent être faites au Bureau de conformité de plusieurs manières. La poste, le téléphone et l’e-mail sont toutes des méthodes possibles (coordonnées). Il est important de répondre aux questions suivantes dans toutes les notifications.

Une notification doit indiquer clairement l’expéditeur. Ce n’est que si l’expéditeur peut être facilement identifié qu’un dialogue efficace peut être lancé. Une exception concernant les notifications anonymes est expliquée à la fin de ces questions.

Une notification doit être formulée de manière à permettre de déterminer les faits sur lesquels se fonde la notification. Veuillez noter que les Compliance Officers s’appuient sur la réception des faits complets de chaque cas. D’autres informations peuvent également être nécessaires, c’est pourquoi il est souvent utile de ne pas soumettre votre signalement de manière anonyme, car cela permettra d’effectuer d’autres demandes. Pour savoir quel contenu n’est pas approprié dans une notification, voir « Quels problèmes ne doivent pas être signalés via le système de lancement d’alerte ».

Il est important de préciser exactement quand les événements décrits se sont produits afin que les responsabilités et autres faits liés au cas puissent être attribués de manière appropriée. La notification doit être faite rapidement (généralement dans les quelques jours). Il n'y a pas grand-chose à faire sur les incidents qui se sont produits il y a longtemps.

Le lieu de la notification doit être précisé le plus précisément possible ; veuillez indiquer si possible le pays, le site, l’usine, la division et le service concernés. 

Les notifications anonymes diffèrent du modèle décrit ci-dessus. Pour rendre votre notification anonyme, veuillez l’envoyer via un compte e-mail qui empêche toute identification personnelle, par exemple à partir d’une adresse que vous avez vous-même définie sous un pseudonyme ; cela est facile à faire en utilisant des services de messagerie privés. Lors de la rédaction de la notification, vous devez vous concentrer sur la question du QUOI (voir point 2 ci-dessus). Tous les détails que vous fournissez concernant les lieux et les heures doivent être soigneusement sélectionnés afin de rendre difficile ou impossible votre identification. Cependant, d’autres demandes peuvent être nécessaires, nous vous demandons donc de continuer à vérifier régulièrement le compte de messagerie anonyme afin que le contact anonyme puisse être maintenu. Nous garantissons que toutes les données et tous les droits personnels relatifs aux signalements effectués via le système de lancement d’alerte seront protégés au plus haut niveau possible. Nous vous remercions d’avance pour votre soutien !