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Whistleblower-System für die Meldung von Compliance-Verstößen
Wir sind in einer stark regulierten Industrie tätig. Dies erfordert eine strikte Einhaltung rechtlicher Vorschriften und sonstiger Standards und Richtlinien in einem komplexen Ausmaß. Bei Nichtbeachtung drohen neben Imageschäden erhebliche Sanktionen. Diese können gegen das Unternehmen, das Management oder Mitarbeiter*innen verhängt werden.
Compliance Officer sind berechtigt und verpflichtet, Hinweise und Beschwerden über einen Verstoß gegen den Code of Conduct und Compliance-Richtlinien entgegenzunehmen, das Management zu informieren und in Abstimmung mit dem Management den Verstoß aufzuarbeiten, geeignete Maßnahmen vorzuschlagen sowie sonstige Stellen im Unternehmen wie etwa die Interne Revision, die zuständige Rechtsabteilung sowie das Group Compliance Office zu informieren. Das Group Compliance Office wiederum berichtet an den Vorstand, wobei die Einbindung der Wirtschaftsprüfer im erforderlichen Umfang sichergestellt wird.
Mitteilungen an das Compliance Office können auf verschiedene Weise erfolgen. Post, Telefon und E-Mail sind mögliche Wege (Kontaktdaten). Es ist wichtig, dass bei allen Meldungen die folgenden Fragen beantwortet werden.
Aus einer Meldung muss klar hervorgehen, wer der Absender ist. Nur wenn der Absender leicht identifiziert werden kann, kann ein wirksamer Dialog eingeleitet werden. Eine Ausnahme für anonyme Meldungen wird am Ende dieser Fragen erläutert.
Eine Meldung muss so formuliert sein, dass der der Meldung zugrunde liegende Sachverhalt ermittelt werden kann. Bitte beachten Sie, dass die Compliance-Beauftragten darauf angewiesen sind, den vollständigen Sachverhalt eines jeden Falles zu erhalten. Es können auch weitere Informationen erforderlich sein, weshalb es oft hilfreich ist, wenn Sie Ihre Meldung nicht anonym einreichen, da auf diese Weise weitere Nachforschungen angestellt werden können. Informationen darüber, welche Inhalte in einer Meldung nicht angemessen sind, finden Sie unter "Welche Sachverhalte nicht über das Whistleblower-System gemeldet werden dürfen".
Es ist wichtig, genau anzugeben, wann die geschilderten Ereignisse stattgefunden haben, damit die Zuständigkeiten und sonstigen Fakten in Bezug auf den Fall entsprechend zugeordnet werden können. Die Meldung sollte umgehend erfolgen (in der Regel innerhalb weniger Tage). Bei Vorfällen, die schon lange zurückliegen, kann nur wenig unternommen werden.
Der Ort, von dem aus die Meldung erfolgt, sollte so genau wie möglich angegeben werden; bitte geben Sie nach Möglichkeit das betreffende Land, den Standort, das Werk, die Abteilung und die Dienststelle an.
Anonyme Meldungen weichen von dem oben beschriebenen Muster ab. Um Ihre Meldung anonym zu machen, reichen Sie sie bitte über ein E-Mail-Konto ein, das Ihre persönliche Identifizierung verhindert, z. B. über eine Adresse, die Sie selbst unter einem Pseudonym eingerichtet haben; dies ist bei privaten E-Mail-Diensten leicht möglich. Beim Verfassen der Meldung sollten Sie sich auf die Frage des WAS konzentrieren (siehe Punkt 2). Alle Angaben, die Sie zu Ort und Zeit machen, müssen so gewählt sein, dass Sie nicht oder nur schwer zu identifizieren sind. Da dennoch Rückfragen notwendig sein können, bitten wir Sie, das anonyme E-Mail-Konto weiterhin regelmäßig zu überprüfen, damit der anonyme Kontakt aufrechterhalten werden kann. Wir garantieren, dass alle Daten und Persönlichkeitsrechte im Zusammenhang mit Hinweisen, die über das Hinweisgebersystem erfolgen, in höchstem Maße geschützt werden. Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung!